QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LÀ GÌ

     

Trên thực tế, do sự nhiều chủng loại và đa dạng chủng loại trong ngôn ngữ, nhiều thuật ngữ được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, theo không ít góc độ khác nhau. Điều này càng hay gặp gỡ phải so với các thuật ngữ có nguồn gốc nước ngoài. Để nắm rõ cơ sở trình bày về tiến trình nghiệp vụ, cần phân biệt cụ thể về hai tư tưởng “quy trình” cùng “tiến trình” ở những góc độ: trong đời sống hàng ngày, trong cai quản và trong văn cảnh ứng dụng technology trong công tác quản lý.

Bạn đang xem: Quy trình nghiệp vụ là gì

1. Các yêu cầu thực tiễn

Mỗi tổ chức, doanh nghiệp (gọi tắt là những tổ chức) hoạt hễ nhằm cung cấp cho thôn hội những sản phẩm, dịch vụ đặc thù trong lĩnh vực của mình. Các sản phẩm dịch vụ được tổ chức thực hiện theo các quy trình sản xuất, kinh doanh cụ thể. Mỗi quá trình sẽ gồm 1 tập phù hợp các vận động được triển khai theo một trình tự tuyệt nhất định bởi vì con người hay thiết bị triển khai ở các vị trí khác nhau nhằm cách xử trí đầu vào, chế tác thành đầu ra khớp ứng và chế tạo thành các sản phẩm hay thương mại dịch vụ ở bước cuối cùng.

Để bao gồm được yêu cầu trên thực tế về chuyển động nghiệp vụ, ta đã lấy một ví dụ đơn giản và dễ dàng về hoạt động của một siêu thị cafe <1>. Khi mới kinh doanh, vày số lượng người tiêu dùng có ít, chủ siêu thị thực hiện việc pha chế cà phê theo cách thức khi khách hàng yêu cầu mới xay cafe hạt và triển khai pha chế. Các hoạt động được diễn tả ở hình 1:

*

Hình 3. Lấy một ví dụ về các bước nghiệp vụ đánh giá và thẩm định giá

Có thể thấy rằng, quan niệm “quy trình” ở đây chủ yếu hèn đề cập mang lại các chuyển động và trật tự của các hoạt động, – “cách thức rõ ràng để triển khai hoạt động” <2> chứ không biểu đạt sự lưu ý đến kết quả quá trình và sự bàn giao kết quả quá trình đó cho quy trình tiếp theo. Cạnh bên đó, quy trình không diễn đạt về “nguyên đồ dùng liệu” đầu vào, tức là những thứ dùng để làm tạo thành công dụng đầu ra. Với trong vận động quản lý, rõ ràng cần phải có các khái niệm khác để mô tả được các vấn đề này.

Trong văn cảnh của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000, tiến trình/quá trình (process) được định nghĩa là: “Hoạt rượu cồn hoặc tập thích hợp các vận động liên quan có sử dụng nguồn lực nhằm biến nguồn vào (inputs) thành đầu ra output (outputs)” <2>. Có mang “tiến trình” thường xuyên được dùng để chỉ các chuyển động có quan hệ hoặc thúc đẩy với nhau. Việc cai quản theo quy trình cần phải xác định rõ những giá trị, sản phẩm giữa quá trình công việc. Ví dụ, quá trình “tín dụng” ám chỉ một loạt các công việc (activity) ở các phòng ban khác biệt nhằm đổi khác đầu vào (input) như nhu cầu xin vay vốn (nhu cầu vay, tài sản đảm bảo, năng lực, trách nhiệm, …), nguồn vốn vay, các chính sách cho vay… thành cổng đầu ra (output) là ra quyết định cho vay, số tiền, thời hạn đến vay.

Nói đến “tiến trình” là nói tới các quá trình liên quan nhằm xử lý những dữ liệu chuyển vào và đưa ra các hiệu quả đầu ra. Hiệu quả của tiến trình/quá trình đó là sản phẩm, thương mại & dịch vụ của tổ chức. Trong vận động ngân hàng, các sản phẩm dịch vụ tài thiết yếu của ngân hàng hỗ trợ ra thị trường chính là kết quả của các tiến trình nghiệp vụ.

Khi vào tổ chức xác minh được khá đầy đủ các quan hệ giữa các tiến trình và trình diễn nó theo một cách thức nào đó sẽ tiến hành gọi là quy mô tiến trình (business process model). Việc xác định được các mối quan hệ nam nữ này là nền tảng quan trọng đặc biệt để tăng năng suất, chất lượng, hiệu quả quá trình ở từng hoạt động, từng quá trình và cả hệ thống. Và chỉ khi xác định được rõ những mối quan hệ, shop giữa các tiến trình vì vậy thì việc xây dựng những hệ thống thống trị chất lượng như TQM, ISO, LEAN, KPI mới hiệu quả.

Trong cai quản lý, có mang quy trình/thủ tục (procedure) được dùng làm chỉ các “cách thức” cùng những “điều kiện” để tiến hành các tiến trình/công việc. Cũng trong ISO 9000, tiến trình được định nghĩa là “cách thức cụ thể để tiến hành một vận động hoặc tiến trình”. Tiến trình sẽ vẻ ngoài rõ trình từ bỏ của các vận động (sequence), cách thức (method), nhiệm vụ và nghĩa vụ và quyền lợi (responsibility & authority), năng lực quan trọng (competency), thời gian (time), cơ sở hạ tầng/thiết bị cần thiết (infrastructure), tiêu chuẩn hoạt rượu cồn (operational criteria), chuyển động kiểm rà soát (control) và yêu ước hồ sơ (records).

Như vậy, trong văn cảnh hoạt động thống trị có thể hiểu:

– quá trình là vận động hoặc tập hợp hoạt động để biến nguồn vào thành đầu ra. Quy trình mô tả quan liêu hệ đầu ra – nguồn vào và sự hệ trọng giữa những hoạt động. Để chế tạo ra kết quả đầu ra như vậy thì đầu vào phải gắng nào?

– quy trình là tài liệu trình bày trình tự công việc được giải pháp để thực hiện các bước nào đó (thường biểu hiện rõ ai làm việc gì, dùng đồ vật gi để làm, và yêu cầu làm như thế nào) nhưng không chú trọng vào việc mô tả xử trí cái gì thành mẫu gì, kết quả cần phải tạo ra là gì, cần sử dụng những đầu vào nào, như vậy nào..

Trên thực tế, bí quyết tiếp cận theo quy trình đôi lúc dẫn đến sự việc tổ chức có tương đối nhiều quy trình tách rạc, thậm chí còn chồng chéo cánh lên nhau. Khi gồm vấn đề xảy ra thì siêu khó xác định được thực chất tại sao của vấn đề. Do vậy khó tạo ra sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức để đạt được tác dụng chung của cả hệ thống. Các phần tử chú trọng việc triển khai đúng theo các bước chứ không lưu ý đến chất lượng của cả quá trình sản xuất kinh doanh của tổ chức triển khai (vì những phần các bước khác họ không trực tiếp quản lí lý).

Xem thêm: Bản Vẽ Nào Sau Đây Không Thuộc Ngành Điện Dân Dụng:, Trắc Nghiệm Công Nghệ 8 Bài 8 (Có Đáp Án)

Khái niệm quy trình và biện pháp tiếp cận theo tiến trình sẽ giúp kết nối các hoạt động trong tổ chức thành một khối hệ thống ăn khớp, tiếp liền và thuận lợi phát hiện tại ra ở đâu chưa ổn, ở đâu có thể xảy ra tắc nghẽn… Nó biểu hiện rõ thực chất của tổ chức triển khai là hỗ trợ các thành phầm – thương mại & dịch vụ cho khách hàng hàng. Chất lượng sản phẩm – thương mại & dịch vụ sẽ làm nên hài lòng của doanh nghiệp là thước đo đặc trưng nhất vào từng thành phần và vào toàn tổ chức.

Tuy nhiên, trong thống trị các khái niệm này chủ yếu đề cập đến chuyển động xây dựng, thiết kế, ban hành … còn bài toán “thực thi” quá trình lại là một trong những vấn đề khác. Rất khó đánh giá quality việc xây dựng, kiến thiết các quy trình trước khi đưa vào thực hiện. Quality thực hiện những quy trình đã ban hành phụ ở trong vào không hề ít yếu tố – quan trọng đặc biệt là unique “con người”. ở kề bên đó, sự việc giám sát vận động trong quy trình/tiến trình thực sự luôn luôn là thách thức đối với các tổ chức triển khai khi triển khai vận động sản xuất – marketing theo định hướng này.

Với các tân tiến của công nghệ, quan trọng đặc biệt trong nghành CNTT, việc chuyển đổi các có mang trong cai quản đã trở nên dễ dàng hơn khi nào hết. Các tiến trình rất có thể được tế bào tả, thiết kế, phân tích, mô phỏng, phân tích … bởi các cách thức và công cụ dễ dàng và đơn giản và dễ dàng sử dụng. Các quy trình không chỉ là là những quy định trên giấy tờ tờ, mà hoàn toàn có thể được tải đặt, thực hiện và đo lường bằng các bộ công cụ dạn dĩ mẽ. Các nhà quản ngại lý, với các kiến thức, phương thức thích hợp có thể triển khai những quy trình làm chủ trong tổ chức triển khai một cách mau lẹ và hiệu quả.

Từ các phân tích ở trên, cụ thể việc đánh giá từ những góc độ khác nhau dẫn mang đến có những cách hiểu khác nhau về “tiến trình” và “quy trình”. Để rất có thể phân biệt rõ ràng giữa hai khái niệm này vào trong văn cảnh ứng dụng công nghệ trong quản lí lý, buộc phải thống nhất bí quyết hiểu về “tiến trình” và “quy trình” như sau:

Tiến trình là đối tượng của cai quản lý, trong những lúc quy trình là hình thức quản lý. Mỗi tiến trình (process) bao tất cả một tập hòa hợp các chuyển động (activity) được kết hợp thực hiện nay theo một trình tự xác minh nhằm đã đạt được một công dụng mong muốn. Những tiến trình là đối tượng nghiên cứu giúp (theo góc nhìn logic) nhằm thiết kế các luồng các bước sao cho hợp lý hiệu quả, có thể tái sử dụng hoặc chỉnh sửa, thay thế một cách dễ dàng. Đặc trưng này chất nhận được tổ chức chóng vánh thay đổi các quy trình đã bao gồm để đáp ứng được nhu cầu thay đổi hoặc thêm sản phẩm, dịch vụ thương mại mới mỗi lúc cần thiết.

Tiến trình nghiệp vụ

Tiến trình nghiệp vụ (business process) là các tiến trình được áp dụng để tế bào tả vận động nghiệp vụ trong quản lí lý. Để có thể ứng dụng công nghệ, người ta biểu diễn những tiến trình nghiệp vụ bằng số đông công cụ đặc biệt quan trọng gọi ngôn ngữ mô hình hóa tiến trình. Màn trình diễn của tiến trình thể hiện bởi một ngôn ngữ mô hình gọi là mô hình hay là đặc tả của tiến trình. Quá trình biểu diễn một quy trình thành một mô hình hay sệt tả hotline là mô hình hóa tiến trình.

Nhờ có vận động này, mà nỗ lực cho việc phải làm việc trực tiếp với những tiến trình nhiệm vụ trong điều kiện cụ thể của nhân loại thực (mà trong không ít trường thích hợp không thể tiến hành được), người thống trị có thể thực hiện công việc phân tích, thi công và mô phỏng hoạt động thống trị của tổ chức triển khai trên mô hình với sự giúp sức của những công rứa công nghệ.

Quy trình nghiệp vụ

Quy trình là những tiến trình nghiệp vụ được định nghĩa, tổ chức, diễn tả và ban hành gắn với các điều kiện, ràng buộc ví dụ nhằm tạo nên những sản phẩm, thương mại & dịch vụ trong tổ chức. Mỗi quá trình với rất nhiều quy định cụ thể sẽ tạo thành một thành phầm hoặc một thương mại & dịch vụ hoàn chỉnh. Nói một cách khác, quy trình là những tiến trình được vật lý hóa để thiết lập (được phương pháp gắn với những tham số mê say hợp) và đưa vào quản lý trên những khối hệ thống cụ thể. Những quy trình lúc được ban hành, lưu trữ trong các kho quy trình ở các dạng tài liệu. Đây là đại lý để triển khai các chuyển động giám sát, theo dõi và quan sát sản xuất sale của tổ chức và tái thực hiện khi buộc phải thiết.

*

Hình 4. Tiến trình và quá trình nghiệp vụ

Các quy trình nghiệp vụ được phân tích, xây đắp và phát hành thành các quy trình bằng những hệ thống quản lý tiến trình nghiệp vụ. Các khối hệ thống này sử dụng những quy trình để tiến hành việc giám sát, theo dõi, review các hoạt động sản xuất, ghê doanh. Khác với các khái niệm trong quản lý, các quy trình ngơi nghỉ đây không những là một tập hồ sơ giấy tờ mà được “chạy” thực sự. Cục bộ quá trình thực thi các quy trình được theo dõi, giám sát, kiểm soát và điều chỉnh trên các khối hệ thống thông tin siêng biệt. Và như vậy các vận động sản xuất, kinh doanh sẽ được tổ chức triển khai thành những “quy trình” và thực hiện trên các hệ thống thông tin. Và đây chính là cách thức luận của hoạt động ứng dụng công nghệ trong thống trị theo định hướng tiến trình nghiệp vụ.

Xem thêm: Trẻ Sơ Sinh Hay Đưa Tay Cào Mặt Ăn Vạ", Làm Sao Để Bé Không Tự Cào Mình

Phan Thanh Đức

Nguồn trích dẫn trong bài:

Nguyen Van Vy với Phan Thanh Duc (2014), “Business Process Management – An Approach to Deploy the Web-Based Software”, Lecture Notes on Software Engineering, số 2, tập 3, tr 238-242, IACSIT Press.Viện Tiêu chuẩn Quốc gia, Tổng viên Tiêu chuẩn chỉnh đo lường quality (2007), Hệ thống cai quản chất lượng 9000:2007, đại lý và tự vựng, Hà Nội.