Sơ đồ sắp xếp công việc ưu tiên, quan trọng

     

Đâu phải lúc làm sao "bận rộn" cũng đồng nghĩa với tác dụng – những bí quyết sắp xếp quá trình dưới đây để giúp đỡ bạn tận dụng ngày làm việc


*
namlinhchihoasen.com Mitikah, tp Mexico. Ảnh: namlinhchihoasen.com
Bảy chiến lược sắp xếp thứ tự công việc   1. Lập danh sách tất cả các công việc 2. Xác định việc quan liêu trọng: Hiểu rõ mục tiêu thật sự của bạn 3. Đánh dấu những việc khẩn cấp4. Sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan liêu trọng và khẩn cấp 5. Tránh những mối ưu tiên trái ngược nhau 6. Cân nhắc công sức cần bỏ ra7. Liên tục xem xét và nhìn nhận đúng thực tếMẹo cấp tốc giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quảPhân phân tách thời gian theo thứ tự ưu tiên và nhìn nhận đúng thực tế 
Trong một ngày có tác dụng việc, mọi người thường ưu tiên công việc theo nhu cầu của người khác, theo “deadline”, hoặc cũng tất cả thể là hoàn toàn không tất cả thứ tự nào. Tình huống đó cũng thường gặp trong cuộc sống riêng, lúc người ta chẳng giành từng nào thời gian mang đến những hoạt động thật sự quan lại trọng, nhưng lại miệt mài “bận rộn” không đâu. Giải pháp mang đến vấn đề này đó là sắp xếp công việc hiệu quả, tất cả chủ đích với hướng đến những mục tiêu tương lai. Khi đó, mỗi công việc bạn thực hiện đều sẽ thúc đẩy giá trị, còn những điều ít quan trọng sẽ không thể đảo lộn danh sách việc cần làm.Áp dụng các chiến lược sắp xếp, bạn trọn vẹn có thể chũm đổi triệt để lịch có tác dụng việc trong ngày, để quãng thời gian giành riêng cho công việc—và cho cuộc sống cá thể thực sự ý nghĩa. Những chiến lược này sẽ góp bạn đánh giá với sắp xếp những mối ưu tiên mặt hàng đầu.

Bạn đang xem: Sơ đồ sắp xếp công việc ưu tiên, quan trọng

Bảy chiến lược sắp xếp thứ tự công việc

Muốn sắp xếp thứ tự ưu tiên thật tỉ mỉ, bạn hãy soạn lịch có tác dụng việc, đánh giá những công việc, rồi phân bổ thời gian cho các công việc đó – để đạt hiệu quả cao nhất vào thời gian ngắn. Khi sắp xếp, bạn cũng cần linh động bởi sẽ có những cơ hội bạn cần tạm dừng việc bao gồm mức ưu tiên thấp và tập trung vào vấn đề khẩn cấp hơn.

1. Lập danh sách tất cả các công việc

Chìa khóa sắp xếp công việc hiệu quả đó là hiểu rõ toàn bộ phạm vi những việc bạn cần làm—dù công việc tất cả bình thường đến mấy, bạn hãy cứ ghi ra với xem xét. Một mẹo khá tốt để nắm toàn cảnh là ghi cả việc công và việc tư trong ngày ra một danh sách.

Bất kể việc gì, cho dù chỉ là lấy quần áo từ tiệm giặt là tuyệt họp riêng rẽ với sếp, cũng cần được đưa vào thuộc một danh sách. Lúc đã liệt kê hết mọi công việc, thường thì bạn tất cả thể sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về tầm quan liêu trọng, mức độ khẩn cấp, thời gian cần thiết cùng giá trị nhưng mỗi việc có lại.

2. Xác định việc quan lại trọng: Hiểu rõ mục tiêu thật sự của bạn

Nghe tất cả vẻ là một biện pháp quản lý thời gian tức thì, nhưng sắp xếp thứ tự công việc lại là mấu chốt giúp bạn hoàn thành các mục tiêu dài hạn. Lúc nắm rõ mục tiêu bạn thực sự theo đuổi, mặc dù mục tiêu ấy là thăng chức, xong dự án hay đạt bước ngoặt vào sự nghiệp, bạn sẽ dễ dàng xác định những công việc liên quan mật thiết nhất. Phân tách nhỏ những mục tiêu lớn lao này theo mốc thời gian cũng là một ý hay. Ví dụ, bạn bao gồm thể chia nhỏ mục tiêu của cả năm thành danh sách công việc mỗi tháng, rồi mỗi tuần, mỗi ngày, v.v.

Với Alejandro Cerecedo, quản lý cao cấp phụ trách mảng quý khách hàng thời trang ở doanh nghiệp PRAnother Companyvà member củanamlinhchihoasen.com Reforma 26ở Thành phố Mexico, đặt ra các mục tiêu lâu năm hạn là bí quyết ông sắp xếp với truyền lửa cho cả tập thể mỗi lúc năm mới đến. Cerecedo phân chia sẻ “Chúng tôi trao đổi về mục tiêu cả vào công việc lẫn cuộc sống cùng đặt ra mốc thời gian mang lại chặng đường tiến tới những mục tiêu đó””.

Cách tư duy toàn cục này nắm sứ mệnh chủ đạo trong việc sắp xếp công việc hiệu quả. Mọi người thường nhầm tưởng rằng bận rộn đi đôi với tiến độ. Thế nhưng, cả ngày lao vào những công việc chẳng hề tương quan đến mục tiêu cuối thuộc chỉ phí thời gian nhưng thôi. Hãy thành thật với bản thân về giá chỉ trị dài lâu của mỗi công việc với không ngừng trung khu niệm mục tiêu sau chót.

3. Đánh dấu những việc khẩn cấp

Trong danh sách công việc, bạn cần ghi rõ deadline đến mỗi mục. Gồm như vậy, bạn mới biết việc làm sao cần làm kết thúc ngay và có thể vạch trước kế hoạch cho các deadline về sau.

Đặt ra kỳ hạn ngay cả lúc công việc ko yêu cầu cũng rất quan tiền trọng; bằng không, bạn sẽ tiếp tục trì hoãn những công việc quan liêu trọng chỉ bởi vì chúng không gấp gáp. (Chiến lược này cũng phát huy tác dụng trong việc giúp bạn tăng năng suất cùng giảm thời gian trì hoãn).

4. Sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa bên trên mức độ quan tiền trọng và khẩn cấp

Trong cuốn 7 thói quen của người thành đạt thành lập năm 1989, doanh nhân, diễn giả bao gồm Stephen Covey khuyên nhủ ta đề nghị phân loại công việc (sau đó sắp xếp thứ tự) theo tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp.

Khẩn cấp với quan trọng: Đây là những công việc bạn cần chấm dứt trước tiênQuan trọng nhưng không khẩn cấp: Sắp xếp trước thời gian đến những việc này cùng đừng để gián đoạnKhẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao mang lại người khác.Không khẩn cấp cùng không quan liêu trọng: Loại bỏ khỏi list công việc

Bạn cũng tất cả thể áp dụng một chiến lược khác để đảm bảo việc quan liêu trọng được ưu tiên — thậm chí hơn cả yêu cầu xuất phân phát những người tương quan nóng vội tốt yêu cầu bột vạc “khẩn cấp”. Đó là phương pháp Most Important Tasks (Công việc quan tiền trọng nhất – MIT). Với chiến lược này, bạn sẽ tạo một list riêng chỉ gồm tía công việc phải làm vào trong ngày hôm đó. Lúc chọn cha công việc, bạn cần dựa bên trên tầm quan liêu trọng rồi mới đến mức độ khẩn cấp. Giải pháp xác định ko khó, bạn hãy cân nặng nhắc mục tiêu cùng tự hỏi bản thân: Công việc làm sao ảnh hưởng đến kết quả cuối thuộc nhiều nhất? lúc này mình nên làm cái gi để đạt mục tiêu đó nhanh lẹ hơn?

5. Né những mối ưu tiên trái ngược nhau

Khi công việc còn chưa quá cực nhọc khăn, bạn vẫn bao gồm thể dễ dàng sắp xếp trước sau. Tuy nhiên theo nghiên cứu, khi cực nhọc khăn dần tăng, những người giữ vị trí cao hơn thường ưu tiên một mục tiêu, còn người ở cấp dưới lại vẫn miệt mài luân chuyển xở với sản phẩm tá mối ưu tiên. Tình trạng “mỗi người một kiểu” đó nằm vào số những vì sao làm giảm hiệu suất, lúc những công việc quan trọng nhất lại không được dốc toàn lực.

Giải pháp góp bạn luôn luôn tập trung vào từng công việc quan liêu trọng ở từng thời điểm chính là xác định những yếu tố bao gồm thể khiến xao lãng – những việc xảy ra đồng thời hay yêu cầu bột phân phát – với chủ động tránh trong thời gian ngày làm việc. Ví dụ, khi cùng lúc phải thu thập dữ liệu mang đến một dự án với thiết kế những trang chiếu cho bản thuyết trình, bạn đề xuất ưu tiên một vào hai và nên tránh mọi công việc, email, tin nhắn hay công tác làm việc chuẩn bị liên quan đến nhiệm vụ còn lại.

6. Cân nhắc công sức cần bỏ ra

Nhìn vào list công việc lâu năm dằng dặc thì ai cũng ko khỏi choáng ngợp bởi lượng việc cần làm, cảm giác đó thường dẫn đến tình trạng trì hoãn và năng suất sụt giảm. Để “xốc” lại tinh thần, bạn hãy đánh giá các công việc theo công sức cần bỏ ra.

Nếu list công việc vượt chồng chất, bạn hãy ưu tiên những mục cần không nhiều thời gian cùng công sức nhất rồi nhanh lẹ hoàn tất. Lúc đã lọc bớt, bạn sẽ thấy dễ thở hơn và có cảm giác thành tựu, tăng thêm động lực cho ngày dài phía trước.

Xem thêm: Tình Yêu Khác Thường Xuất Hiện Rồi (Abo, Tình Yêu Khác Thường Xuất Hiện Rồi

7. Liên tục chú ý và nhìn nhận đúng thực tế

Phương pháp “Get Things Done” (GTD) (Hoàn thành công xuất sắc việc) của bên tư vấn về năng suất David Allen gồm năm bước, mà lại một vào số đó là chiêm nghiệm cẩn trọng. Theo Allen, việc thường xuyên thanh tra rà soát danh sách công việc và những mối ưu tiên là chiếc chìa khóa giúp bạn “kiểm soát với tập trung.

*
namlinhchihoasen.com Coda, Atlanta.

Mẹo cấp tốc giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả

Khi nhận ra sự cần thiết của việc sắp xếp thứ tự mang lại phù hợp, rất bao gồm thể bạn sẽ đột nhiên cảm thấy phức tạp hơn cùng căng thẳng hơn so với lập một danh sách công việc đơn giản. Chúng tôi đã nắm gọn những chiến lược chủ yếu nêu bên trên ngay bên dưới đây nhằm góp bạn sắp xếp tất cả chủ đích.

Liệt kê mọi việc: Hãy ghi cả việc công với việc tư trong thuộc một danh sách.Đánh giá bán mục tiêu dài hạn: cân nặng nhắc các mục tiêu lâu năm hạn to lớn lớn hơn cùng việc bạn cần làm cho để đạt được những mục tiêu đó.Chia nhỏ các mục tiêu lớn: Để nắm bắt cách chấm dứt mục tiêu nhiều năm hạn, hãy chia nhỏ các mục tiêu đó thành những mốc hàng tuần, mặt hàng tháng, mặt hàng năm.Cho kỳ hạn rõ ràng: Ghi rõ hạn chót của mọi công việc cùng tự đề ra kỳ hạn mang đến bản thân dù không bắt buộc.Áp dụng phương thức “khẩn cấp với quan trọng”: Ưu tiên những việc khẩn cấp với quan trọng; đặt ra thời gian cụ thể mang lại việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, cùng giao đến người không giống hoặc loại bỏ tất cả những việc khác.Lập list MIT mặt hàng ngày: Ghi ra tía công việc quan trọng cần hoàn tất vào trong ngày hôm đó. Bố công việc này phải tương quan đến mục tiêu lớn lớn vào tương lai.Tránh xao lãng: Chủ động kiêng những công việc trái ngược nhau, đặc biệt là khi công việc trở đề xuất khó khăn hơn.Cân nhắc công sức bỏ ra: Khi danh sách quá ôm đồm, hãy áp dụng quy tắc “dễ trước nặng nề sau” và nhanh chóng hoàn tất những việc dễ.

Phân phân chia thời gian theo thứ tự ưu tiên và chú ý nhận đúng thực tế

Dẫu sắp xếp công việc hợp lý đến đâu, lượng công việc bạn bao gồm thể chấm dứt trong một ngày vẫn có hạn cùng dĩ nhiên ko thể kị khỏi những giây phút xao lãng. Quan tiền trọng là bạn phải thực tế khi thiết lập mục tiêu với sắp xếp công việc. Bằng không, bạn sẽ lầm tưởng về những người xung quanh và cơ hội nào cũng cảm thấy bản thân đang tụt lại phía sau.

Xem thêm: Hình Ảnh Bé Đi Học Mẫu Giáo

Hãy nhớ, mục đích sắp xếp công việc là dành riêng thời gian thực hiện những công việc quan trọng – những việc sẽ tạo khác biệt về lâu dài và đưa bạn đi đúng hướng. Lúc sắp xếp hợp lý, bạn sẽ chủ động hơn, tập trung hơn và bao gồm chủ đích hơn. Mục tiêu là hoàn tất những công việc mang đến thấy sự tiến triển thực sự và gạt quý phái một bên mọi “bận rộn” phù du.